第1　この要領は，住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第12条に規定する住民基本台帳の閲覧及び住民票の写しの交付並びに法第20条において準用する法第11条及び第12条に基づいて戸籍の附票の閲覧及び写しの交付(以下「住民基本台帳の閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより，プライバシーの保護等を図るとともに適切円滑な事務処理に資することを目的とする。

(住民基本台帳等の閲覧等の請求)

第2　住民基本台帳等の閲覧等の請求については，申請書を提出させるものとする。

2　前項の申請書に記載すべき事項は，次の各号に掲げる事項とする。

(1)　請求者及び使者の氏名及び住所

(2)　戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第11条第2号及び第3号に掲げる者の職務上の請求にあっては，その者の資格に関する事項

(3)　住民基本台帳の閲覧を請求する場合には，その対象とする氏名及び住所又は町大字・字及び範囲，戸籍の附票の閲覧を請求する場合には，当該戸籍の附票に記載されている者の戸籍の表示

(4)　住民票の写しの交付を請求する場合には当該住民票に記載されている者の氏名及び住所，戸籍の附票の写しの交付を請求する場合には，当該戸籍の附票に記載されている者の戸籍の表示

(5)　住民基本台帳等の閲覧等を請求する具体的理由。ただし，本人又は配偶者，直系尊属若しくは直系卑属が請求する場合を除く。

(請求者の資格等の確認)

第3　請求者の資格等の確認については，原則として行わないものとする。ただし，請求者がすべての住民又は不特定多数の住民に係る住民基本台帳等の閲覧等の請求をしたとき，又は身分，資格等を詐称していると思われるときにあっては，身分証明書等の提示を求めその者の身分，資格等を確認するものとする。

(誓約書の提出)

第4　次の各号の一に該当する場合は，誓約書を申請書とともに提出させるものとする。

(1)　すべての住民又は不特定多数の住民に係る住民基本台帳等の閲覧等の請求をするとき。

(2)　第3に規定する身分，資格等の確認ができなかったとき。

(請求理由の確認)

第5　申請書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には，必要に応じ請求者に質問をし，その内容を確認するものとする。

2　第2第2項第2号に規定する事項の記載があり，かつ，請求理由欄に職務上の請求である旨の記載がある場合には，その内容をさらに具体的に明らかにさせることは要しないものとする。

(確認内容の補記)

第6　第3及び第5に規定する確認をしたときは，その内容及び方法を申請書の余白に記載するものとする。

(請求に応じない場合)

第7　住民基本台帳等の閲覧等の請求があった場合において，次に掲げる事由の1に該当するときは，法第11条第2項(法第12条第2項及び第20条において準用する場合を含む。)に規定する執務に支障がある場合，その他正当な理由がある場合に該当するものとし，該当請求に応じないものとする。

(1)　執務に支障があると認められるとき。

(2)　天災等により住民基本台帳又は戸籍の附票が亡失し，又はき損したとき。

(3)　住民基本台帳等の閲覧の請求者が手数料を納付しないとき。

(4)　多数の者が一時に住民基本台帳等の閲覧等を請求し，その使用が競合したとき。

(5)　プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。

(6)　第4に規定するところの誓約書の提出を正当な理由がなく拒んだとき。

(郵便又は電話による請求等についての取扱い)

第8　郵便による住民基本台帳等の閲覧等の請求があった場合においては，原則として第2から第7までの規定に準じて取扱うものとする。

2　電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会については，原則として応じないものとする。

(消除された住民票及び戸籍の附票の閲覧等)

第9　消除された住民票及び戸籍の附票の閲覧又はその写しの交付の請求があった場合においては，第2から第8までの規定に準じて取扱うものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第10　閲覧者の遵守事項は，次の各号に掲げる事項とする。

(1)　住民票等は，丁寧に取扱い加筆しないこと。

(2)　住民票等の上面で筆記しないこと。

(3)　住民基本台帳事務を所掌する課の職員の指示に従うこと。

(公用閲覧)

第11　官公署の公務による閲覧の請求については，申込書を提出しなければならない。ただし，緊急の場合その他町長が特に認めた場合は，身分証明書等の確認により応じることができる。

(様式)

第12　第2(第9において準用する場合を含む。)の申請書及び第4の誓約書の様式は，別記のとおりとする。

附則