(趣旨)

第1条　この訓令は，別に定めがあるもののほか，文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書は，丁寧に取り扱い，正確かつ迅速に処理し，適切に管理するものとする。

(総務課長の責務)

第4条　総務課長は，文書の管理に関して必要な調査を行い，文書の管理が適正かつ円滑に行われるように課長等を指導するものとする。

(課長等の責務)

第5条　課長等は，課における文書の管理が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。

(文書管理主任)

第6条　課長等の文書に関する事務を補佐させるため，課に文書管理主任を置く。

(文書の収受及び配布)

第7条　役場に到達した文書及び物品は，次の方法により総務課長が収受し，配布するものとする。

(郵便料金の未納又は不足の文書)

第8条　総務課長は，到達した文書又は物品のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，主務課長と協議し，その未納又は不足の料金を支払ってこれを収受することができる。

(収受の手続を経ない文書)

第9条　総務課長を経ずに直接受領した文書又は物品は，直ちに総務課長に送付し，収受の手続を求めなければならない。

(起案の方法)

第10条　起案は，次項に規定する場合を除き，発議書(様式第6号)を用いて行うものとする。

(文書の書式)

第11条　文書は，左横書きとするものとする。

(文書の作成)

第12条　文書は，古殿町公文例規程(昭和59年古殿町訓令第5号)，常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)，外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，平易かつ簡明な表現を用いて作成するものとする。

(文書の記号及び番号)

第13条　文書には，次により記号及び番号を付するものとする。

(起案文書の記載事項等)

第14条　起案文書には，起案理由，根拠法令その他参考となる事項を記載し，関係書類を添付するものとする。ただし，起案の内容が定例又は軽易なものについては，これを省略することができる。

(秘密文書の指定等)

第15条　関係者以外の者に秘密にしなければならない事項を内容とする文書は，秘密文書として指定し，その見やすい箇所に「秘」と表示するものとする。

(決裁区分)

第16条　起案文書には，古殿町事務決裁規程(昭和59年古殿町訓令第4号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより，次の各号の決裁区分のいずれかを表示するものとする。

(分類記号等の表示)

第17条　起案文書には，第32条第1項に規定する文書分類表の分類記号及び第36条第1項の規定により課長等が定めた保存期間を表示するものとする。

(特別な発送の表示)

第18条　速達，書留，親展，小包，配達証明，内容証明，電報，はがき，ファクシミリ，電子メール等特別な発送を必要とする場合には，起案文書にその旨を表示するものとする。

(回議等)

第19条　起案文書は，第16条に規定する決裁区分に応じ，下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議した上，決裁を受けるものとする。

(課長等への合議)

第20条　起案文書で他の課に関係するものは，課長等(以下「関係課長等」という。)に合議するものとする。ただし，関係課長等と事前に文書により意見を調整した上で起案した場合は，合議を省略することができる。

(総務課長への合議)

第21条　次に掲げる事項を起案したときは，総務課長に合議するものとする。

(決裁年月日)

第22条　決裁文書には，前3条に規定する回議又は合議の手続を終了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。

(緊急の処理)

第23条　特に緊急を要し，直ちに処理しなければならない事案は，第19条又は第20条に規定する回議又は合議の手続を省略することができる。この場合において，当該事案の処理後，速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の保留等)

第24条　決裁を受けた後に，事情の変更により施行を保留し，又は取りやめなければならない場合は，新たにその旨を起案し，施行を保留し，又は取りやめようとする決裁文書を添えて回議の上決裁を受けるものとする。この場合において，当該決裁文書が合議の手続を経ていたときは，合議先にその旨を通知するものとする。

(回覧)

第25条　第8条又は第9条の規定により収受した文書のうち，当該文書に基づく起案を必要としない文書は，速やかに下位の職にある者から上位の職にある者に回覧するものとする。

(決裁文書の浄書)

第26条　決裁文書の浄書は，起案者が行うものとする。

(文書の日付)

第27条　発送する文書の日付は，当該文書の発送年月日を用いるものとする。

(公印の押印等)

第28条　発送する文書(書簡を除く。)には，古殿町公印規程(昭和50年古殿町訓令第3号)に定める公印を押すものとする。

(電子署名の実施等)

第28条の2　前条第1項の規定にかかわらず，発送する電磁的記録には，公印に代えて，電子署名を付与することができる。

(文書の発送)

第29条　文書の発送は，総務課において行うものとする。ただし，課において直接発送する必要があると認められるときは，この限りでない。

(ファクシミリ又は電子メールによる発送)

第30条　第28条第2項に規定する文書は，ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

(文書整理簿等の整理)

第31条　起案者は，発送を終了した決裁文書について収発簿を整理し，その処理経過を明らかにしておくものとする。

(文書分類表の作成等)

第32条　課長等は，文書の整理，保管及び保存を適正に行うため，文書分類表(様式第10号及び様式第11号)を作成しておくものとする。

(未処理又は未完結の文書の管理)

第33条　未処理又は未完結の文書は，適正に管理し，常にその所在及び処理の経過を明らかにしておくものとする。

(完結文書の整理)

第34条　完結文書は，第32条第1項に規定する文書分類表に基づき，年度ごとに整理するものとする。ただし，年度ごとに整理することが不適当な場合は，この限りでない。

(文書の持出し等の禁止)

第35条　文書は，課長等の許可を得ないで，外部に持ち出し，又は関係職員以外の者に閲覧させ，若しくは写させてはならない。

(保存期間)

第36条　完結文書の保存期間は，課長等が別表第1に定めるところにより文書分類表の小分類項目ごとに定めるものとする。ただし，保存期間を定めることが不適当なものについては，この限りでない。

(文書の保管及び保存)

第37条　完結文書は，その完結の日から翌年度の総務課長が指定する日までの期間，課内等において保管するものとする。

(保存文書の閲覧)

第38条　保存文書を閲覧しようとする関係職員は，課長等の承認を受けるものとする。

(文書の廃棄等)

第39条　課長等は，保存期間を経過した保管文書及び保存文書を廃棄するものとする。

(歴史資料として価値がある文書の保存)

第40条　総務課長は，廃棄する保存文書及び次項の規定により送付された文書のうち，歴史資料として価値がある文書を別に定める方法により保存するものとする。

(勤務時間外の電報等の受領)

第41条　勤務時間外に配達された電報及び持参された文書は，時間外電報等受領簿(様式第14号)により日直員が受領するものとする。

(文書の管理の特例)

第42条　総務課長は，文書の管理についてこの訓令により難い特別の事情がある場合には，町長の承認を受けて別に取り扱うことができる。

(委任)

第43条　この訓令に定めがあるもののほか，文書の管理に関し必要な事項は，町長が定める。